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Auswertung und Erprobung

Anhand der Leitfragen an die Erprobung (vgl. S. 6) werden im Folgenden die Ergebnisse der Erprobung systematisch dargestellt. Der Aufbau der Unterkapitel folgt dabei einem ähnlichen Muster. Zunächst werden die Vorgaben und Rahmenbedingungen für die Erprobung dargestellt. Sodann werden Erfahrungen und Veränderungen im Verlauf der Erprobungsphase erläutert. Zusammenfassende Schlussfolgerungen schließen die Texte ab. Diese bilden die Grundlage für die Gesamtzusammenfassung in Kapitel 4.

3.1 Instrumente und Prozesse

Zur Umsetzung des Gesamtplanverfahrens wurden entsprechende Instrumente entwickelt, die in die Arbeitsabläufe der Antragsbearbeitung des LWV Hessen integriert werden mussten. Die nach außen sichtbarste Veränderung - und somit das ‚Herzstück’ des Gesamtplanverfahrens - ist das Gesamtplangespräch - und die darin enthaltenen Zielvereinbarungen. Sie werden nach einem vereinbarten Zeitraum in einem Gespräch zur Fortschreibung des Gesamtplanes auf ihre Erreichung hin überprüft.

Zunächst wird der Ablauf der Antragsbearbeitung und Gesamtplanung dargestellt, um dann auf die einzelnen Elemente genauer eingehen zu können. Dabei ist der Blickwinkel auf Struktur und Gestaltung, Praktikabilität und inhaltliche Vorgaben gerichtet. Im Weiteren wird aufgezeigt, wie sich die Arbeit mit dem Instrumentarium auf die Kooperation mit dem Menschen mit Behinderung und den Leistungserbringern auswirkt.

1. Vorbereitung
Die zur Vereinbarung der Ziele weiteren notwendigen Informationen und zur Bewilligung von Maßnahmen notwendigen Daten werden von den Anwender/inne/n aus unterschiedlichen Quellen (ärztliches Gutachten, Gutachten zum Hilfebedarf, Sozialdaten) erhoben und mit EDV-Unterstützung im Datenverarbeitungssystem Gesamtplan (DV-System GesaP) zusammengeführt.

2. Durchführung des Gesamtplangespräch und Zielformulierung
Das Gesamtplangespräch führt der/die zuständige LWV Hessen-Mitarbeiter/in mit dem/der Antragsteller/in. Teilnehmer/innen an diesem Gespräch können je nach Erfordernis außerdem Angehörige, Personen seines Vertrauens oder professionelle Betreuer sein.
Die im Gesamtplangespräch vereinbarten Ziele bestimmen die Bewilligung von Leistungen und Maßnahmen und damit auch die Auswahl von Leistungserbringern. Durch diese Orientierung an Zielen wird ein individueller und „maßvoller“ Mitteleinsatz auch verschiedener Leistungsträger ermöglicht.

3. Schriftlicher Gesamtplan
Der/die Klient/in erhält den schriftlichen Gesamtplan mit den gemeinsam erarbeiteten Zielen und wird so nicht nur beteiligt, sondern auch in Verantwortung genommen. Der Gesamtplan ist der Rahmen für die Hilfeplanung, die im Rahmen der bewilligten Maßnahme vom Leistungserbringer – also z. B. von den Verantwortlichen im Wohnheim – gemeinsam mit dem Leistungsberechtigten erstellt wird.

4. Entwicklungsbericht
Über den vereinbarten Zeitraum wird vom Leistungserbringer ein Entwicklungsbericht erstellt. An diesem muss der Hilfeempfänger/ sein gesetzlicher Vertreter beteiligt werden. Im Kern soll sich dieser Bericht auf die Entwicklung bezüglich der vereinbarten Ziele beziehen (Überprüfung der Zielerreichung). Selbstverständlich sind auch andere Entwicklungen einzubeziehen und Schlüsse zu ziehen bezüglich neu zu setzender Ziele.

5. Fortschreibung
Der Entwicklungsbericht dient als Grundlage der Fortschreibung des Gesamtplanes. Im Rahmen eines weiteren Gespräches ist die Analyse und Bewertung der Zielerreichung wesentliches Thema.
Daraus wird eine Fortschreibung der früher getroffenen Zielvereinbarung gemeinsam erarbeitet. Es wird unterschieden in die Regelfortschreibung nach Ablauf des vereinbarten Zeitraumes sowie die anlassbezogene Fortschreibung, z.B. bei Änderung des Hilfebedarfs oder der Zielsetzung des Klienten.

Der Gesamtprozess wird durch das folgende Schaubild verdeutlicht:

(Grafik: Gesamtplanverfahren)

3.1.1 Datenverarbeitungssystem Gesamtplan (DV-System GesaP)

Das Datenverarbeitungsprogramm GesaP ist ein Instrumentarium, mit dessen Hilfe Gesamtpläne EDV-unterstützt erstellt werden können. Dieses Instrument wurde gemäß den Vorgaben für die Erprobung zunächst nur für den Bereich "Wohnen" entwickelt.

Es ist jedoch selbstverständlich, das der Bereich "Hilfen zur Gestaltung des Tages" in engem Zusammenhang mit dem Bereich "Wohnen" steht. Bei der Entwicklung von GesaP wurde deshalb der Bereich "Hilfen zur Gestaltung des Tages" formal berücksichtigt, das bedeutet, daß im Modul GesaP bereits eine Karte für diesen Bereich eingerichtet wurde, die aber keine weiteren inhaltlichen Positionen enthält.

Im Gesamtsystem SOZABIS (Sozialwesen - Abrechnungs - und Informationssystem) des LWV Hessen greift das DV - System GesaP als Modul auf Daten des DV - Systems ANLEI (ANtragsbearbeitung und LEIstungsgewährung) zu und ist Bestandteil der ANLEI - Systematik einschließlich der dort eingesetzten Vorgangssteuerung. Durch die Angliederung an das DV - Verfahren ANLEI sollen in Zukunft auch Auswertungen von kumulierten Einzelfalldaten möglich sein, die gruppen- und einrichtungsbezogenen Aussagen zulassen.

In ANLEI werden die Daten der Antragstellung und Leistungsgewährung verwaltet und die entsprechenden Abrechnungsfunktionen angeboten. Darauf aufbauend erfolgt im Modul GesaP die zielgerichtete und fortschreibungsfähige Darstellung aller Maßnahmen und Leistungen.

Das nachfolgenden Schaubild verdeutlicht die bestehenden DV-technischen Verbindungen.

(Grafik: Schaubild)

Das Dialog-System GesaP konnte ab 26.11.2001 eingesetzt werden. Für die Erprobungsphase wurde vereinbart, dass keine wesentlichen Programmänderungen vorgenommen werden. In der Anfangszeit gab es immer wieder kurzfristige Systemausfallzeiten und Probleme. Diese bewegten sich bisher in einem für den Einsatz einer neuen Software vertretbaren Umfang. Mittlerweile läuft GesaP als System stabil.

Eine weitere Anforderung an das DV - Verfahren stellte eine Laptop - Version zum Einsatz bei der Erstermittlung des Hilfebedarfes im Bereich Wohnen/Stellungnahme des Sozialdienstes durch die Fachgruppe Begutachtungen dar.

Zu Beginn der Erprobung wurden die Daten aus der Erstermittlung von den Mitarbeiter/inne/n der Fachgruppe Begutachtung in ein Papierformular oder eine eigene Excel-Datei eingetragen. Sie mussten dann – zunächst von den Anwender/inne/n, ab dem 15.04.2002 von den Mitarbeiter/nne/n der Fachgruppe Begutachtungen manuell nochmals in das Modul GesaP eingegeben werden. Mit dem Einsatz der LapTop - Version GesaP zum 01.12.2002 entfällt diese doppelte Dateneingabe. Die Daten aus der Erstermittlung werden von den Mitarbeiter/inne/n der Fachgruppe Begutachtungen in die Laptopversion GesaP eingegeben und maschinell übertragen, so dass sie den Anwender/inne/n im Dialogsystem GesaP an ihrem Arbeitsplatz zur Verfügung stehen.

Vor dem Einsatz des neuen Verfahrens wurden die Anwender/innen in 2-tägigen Schulungen in das neue Modul GesaP eingewiesen. Die Fehlerbearbeitung für die Zielgruppenmanagements der Behindertenhilfe erfolgte durch den Fachlichen Benutzerservice. Für das Zielgruppenmanagement Kriegsopferfürsorge übernahm diese Aufgabe das Mitglied der AG eva. Die Rückmeldungen und Fragen der Anwender/innen zum Modul GesaP gingen entweder direkt oder über die AG adam an die Kollegin des Fachlichen Benutzerservices. Außerdem wurden hier Fehler und/oder Mängel sowie Anregungen der Anwender/innen gesammelt, die während der Erprobung nicht verarbeitet werden konnten. Bei einer Weiterentwicklung des Systems kann auf diese Erfahrungen zurückgegriffen werden.

Im Rahmen der laufenden Arbeit der Anwender/innen wurden Probleme deutlich und Verbesserungsvorschläge erarbeitet. Hier sollen die für die Weiterentwicklung während und im Anschluss an die Erprobungsphase wichtigsten dargestellt werden:

Gesamtplanausdruck
Der Ausdruck des Gesamtplanes aus dem DV - System GesaP sollte alle im Verfahren ermittelten und gespeicherten Daten beinhalten, damit diese Daten für alle Beteiligten transparent sind. Dadurch wurde der Gesamtplan sehr umfangreich und unübersichtlich. Im Rahmen der Erprobung wurde ein neuer Vordruck für eine wesentlich kürzere Fassung entwickelt. Dieser Vordruck wird seit dem 01.12.2002 verwandt (s. Kapitel 3.5.4).

Veränderungen am Verfahren
GesaP wurde im Hinblick auf die Durchführung des Verfahrens bei Neufällen entwickelt. Wird das Verfahren auch bei Bestandfällen angewandt, ergeben sich durch die hinterlegten Plausibilitäten Schwierigkeiten in der Anwendung. Die bereits zu einem früheren Zeitpunkt erhobenen Daten folgen einer anderen Systematik oder sind nicht in der DV verfügbar.

Pflichtfelder
Eine Vielzahl der zur Eingabe von Informationen vorgesehenen Textstellen sind sogenannte Pflichtfelder. Dies bedeutete für die Anwender/innen, dass diese Bereiche zwingend ausgefüllt werden müssen. So erforderte zum Beispiel die Erstellung eines Gesamtplans für ein sechsjähriges Kind bereits die Festschreibung eines Fernziels. Zwischenzeitlich wurde diesbezüglich eine Änderung vorgenommen, so dass nunmehr auch die Aussage getroffen werden kann: ‚zur Zeit keine Angabe möglich’.

Dokumentation
In GesaP werden alle Gesamtplangespräche, die zur Erstellung eines Gesamtplanes führen, dokumentiert. Wenn aber bei einem Gesamtplangespräch festgestellt wird, dass eine stationäre Aufnahme nicht notwendig ist, endet die Zuständigkeit des LWV Hessen. Der in GesaP angelegte Gesamtplan kann nur beendet werden, jedoch ohne Angaben von Gründen, so dass diese Fälle zur Zeit nicht dokumentiert werden können.

Statistische Auswertungen
In GesaP können statistische Auswertungen programmiert werden. Bei der Erstellung solcher Auswertungen wurde festgestellt, dass nicht alle angeforderten Daten aussagekräftige Ergebnisse liefern. An einigen Stellen sind die Daten zu kleinteilig, um konkrete Aussagen zu Zielorientierungen, Zielerreichung, Gemeinsamkeiten/Unterschiede bei verschiedenen Zielgruppen oder auch Hilfebedarfe daraus ableiten zu können.

Insgesamt wurde die Erfahrung gemacht, dass jede Änderung an einem so komplexen Verfahren mit einem relativ hohen Programmieraufwand verbunden ist. Wenn man Auswertungen flexibel kombinieren will, müssen weitergehende DV-technische Vorraussetzungen (evtl. vergleichbar dem Integrierten Berichtswesen des LWV Hessen) geschaffen werden.

3.1.2 Erstermittlung

Gemäß den konzeptionellen Vorgaben für die Erprobung des Gesamtplanverfahrens dient die Erstermittlung des Hilfebedarfs in der individuellen Lebensgestaltung als Informationsgrundlage für die im weiteren Verfahrensgang durch die zuständige Sachbearbeitung der Einzelfallhilfe durchzuführenden Gesamtplangespräche.

Die Erstermittlung dient neben der Erfassung des Hilfebedarfs in der individuellen Lebensgestaltung der Sammlung biographischer Daten der/des jeweiligen Klientin/Klienten. Die Erfassung des Hilfebedarfs erfolgt mit dem von der Forschungsstelle „Lebenswelten behinderter Menschen“ der Universität Tübingen entwickelten Instrument „Hilfebedarf von Menschen mit Behinderung – Wohnen (HMB-W)“.

Die Datenerhebung selbst erfolgt im Rahmen eines teilstrukturierten Interviews. Dabei steht die/der Klient/in mit seinen Vorstellungen, Wünschen und individuellen Zielen im Mittelpunkt. Die Datenerhebung wird durch weitere Beteiligte, wie z. B. die Angehörigen oder gesetzlichen Vertreter, ergänzt.

Die Erhebung der biographischen Daten dient der Erfassung bisheriger Entwicklungslinien und -tendenzen, die eine wichtige Information für die weitere Hilfegestaltung und Zielsetzung in Maßnahmen der Eingliederungshilfe liefern.

Neben Angaben zur Erhebungssituation selbst werden erhoben:

· Gründe für die Aufnahme,
· Angaben zur familiären und sozialen Lebensverhältnissen,
· Beschreibung der Wohnsituation vor Maßnahmebeginn,
· Angaben zum Sozialen Netzwerk sowie Beziehungen zu Angehörigen und zu weiteren sozialen Kontakten,
· Daten zur Schul-, Berufs- und Arbeitssituation,
· Interessen und Ressourcen des Klienten wie auch Wünsche und Vorstellungen bezüglich der zu planenden Hilfen und Maßnahmen“, wobei hier die Klienten selbst, die gesetzlichen Vertreter und Eltern/Angehörige ihre Vorstellungen zum Ausdruck bringen können,
· Empfehlungen des Sozialdienstes.

Neu an dem Erstermittlungsbogen war im Rahmen der Gesamtplanerstellung die Ergänzung des HMB-W um die "Zielorientierung". Mit der Ergänzung sollte der prozessorientierte Ansatz des Gesamtplanverfahrens bereits in dem Verfahren zur Ermittlung des Hilfebedarfs verankert werden. In der zusammenfassenden Betrachtung der einzelnen Bedarfsbereiche des HMB-W erfolgt in der Erstermittlung eine Beschreibung von möglichen Zielen, bezogen auf die jeweilige Kategorie. Die Fachgruppe gibt hier Hinweise, wohin im jeweiligen Bereich die Förderung gehen kann. Darüber hinaus erfolgt in der Zusammenschau eine nähere Konkretisierung der HMB-Einzelitems , in denen eine Steigerungsmöglichkeit gesehen wurde.

Die Erprobung des Gesamtplanverfahrens hat ergeben, dass im Zusammenhang der Einbeziehung der Fachgruppe Begutachtung in das Verfahren noch Klärungsbedarf besteht.

1. Klärungsbedarf hinsichtlich des Instruments der Erstermittlung
Zunächst wird aus den Auswertungen des Fragebogens zum Gesamtplangespräch und anderen Rückmeldungen deutlich, dass die sich aus der Erstermittlung ergebenden Informationen als ausreichend angesehen werden. Die Erstermittlung wurde darüber hinaus in vielen Fällen als wichtige Grundlage zur Vorbereitung und Durchführung der Gesamtplangespräche empfunden.

Kritische Anmerkungen FGB und der Anwender/innen hinsichtlich der Form und nicht des Inhaltes der Erstermittlung beziehen sich auf die geringe Schreib- und Lesefreundlichkeit des Instrumentes. Hier erscheint eine Veränderung der Abfolge sinnvoll. Vorgeschlagen wird, die Zielorientierungen in den einzelnen Bedarfsbereichen gebündelt an den Schluss zu stellen, ergänzt durch eine Zusammenfassung, in der die einzelnen Bereiche zueinander in Bezug gesetzt werden, um so eine ganzheitliche Sicht zu gewährleisten.

Die Zielorientierung zu den Einzelitems der Hilfebedarfsermittlung wurde in Auswertungsgesprächen mit der Fachgruppe Begutachtungen kritisch gesehen. Zum einen sind hier unterschiedliche zeitliche Bezüge abgefragt, zum anderen fiel in der Praxis die Abgrenzung der Begriffe „Steigerung“ und „Erhaltung“ schwer. Es ist notwendig, die Begriffe genauer zu definieren oder die Angaben zur Zielorientierung insgesamt zu reduzieren.

An dieser Stelle - wie auch bei dem Fragekomplex zu familiären und sozialen Lebensverhältnissen - wird die Gratwanderung zwischen Dokumentation der Informationen in Textform bzw. durch ‚Ankreuzfelder’ deutlich. Bei der Erstellung des Instrumentes wurde soweit wie möglich die Ankreuzform gewählt, mit den Ziel, die Bearbeitung zu erleichtern und eine technische statistische Auswertung möglich zu machen. Die Gefahr bei dieser Dokumentationsform besteht darin, dass mehr als bei individuell formulierten Informationen der Eindruck entsteht, dass hier objektive Inhalte eindeutig gefasst und damit auch eindeutige Schlüsse für den Einzelfall zu ziehen sind. Tatsächlich stehen die ‚Kreuzchen’ z.B. beim Sozialen Netzwerk jedoch für subjektive und sehr differenzierte Inhalte (Bedeutet ein ‚häufiger Kontakt’, dass hier eine verlässliche Beziehung besteht? Kann damit auch eine Unterstützung in einer selbständigen Wohnform verbunden sein? ...).

Um auch nichtprofessionelle Hilfen in die Gesamtplanung einbeziehen zu können, ist diese Information nicht ausreichend. Gleichwohl bietet sie einen Anhaltspunkt, um im Gespräch mit dem Hilfeempfänger hieran anknüpfen zu können.

2. Klärungsbedarf hinsichtlich der Stellung der Erstermittlung im Gesamtplanverfahren
In den Rückmeldungen von Anwender/innen wurde deutlich, dass in vielen Fällen die Zielorientierung als einengend empfunden wurde, da man sich an diese Vorgaben gebunden fühlte. Im Verlaufe der Erprobung konnte den Anwender/inne/n verdeutlicht werden, dass es sich bei den Angaben der Fachgruppe um Empfehlungen handelt, auf deren Basis das Gesamtplangespräch geführt und Ziele vereinbart und formuliert werden können. Die Entscheidung, für welche Bereiche Ziele vereinbart werden, wird im Gesamtplangespräch getroffen.

Im Zusammenhang der Diskussion von Verfahrensänderungen (vgl. Kapitel 3.2.3) wurde die Notwendigkeit der Erstermittlung für die Durchführung der Gesamtplangespräche thematisiert. Hier stand die Position, dass die Erstermittlung eine unabdingbare fachliche Grundlage für die Durchführung des Gesamtplangespräches darstellt der Position gegenüber, dass die Erstermittlung für die Durchführung des Gesamtplangespräches verzichtbar ist. In der Erprobung wurden in Folge einer Verfahrensänderung Gesamtplangespräche mit Erfolg auch vor der Ermittlung des Hilfebedarfes durchgeführt.

Von Einrichtungsseite, den Klienten, aber auch von Anwender/inne/n wurde die Frage nach der Notwendigkeit von zwei inhaltlich in großen Teilen übereinstimmenden Gesprächen gestellt. Diese Verfahrensvorgabe führte häufig zu Irritationen und machte eine deutlichere Abgrenzung der Aufgaben erforderlich.

3.1.3 Gesamtplangespräch und Vereinbarung von Zielen

Insbesondere durch das Gesamtplangespräch soll der LWV Hessen für die Leistungsberechtigten zum Partner bei der individuellen Planung der Hilfen werden. Während der LWV Hessen als Kostenträger bisher eine anonyme Größe war, also der Kontakt bisher in der Regel auf schriftlichem Weg erfolgte, bietet sich der Sachbearbeiter nun als direkter Ansprechpartner vor Ort an.

Durch den Aufbau persönlicher Kontakte der Sachbearbeiter/innen zu den Leistungsberechtigten wird eine Verantwortung für die Qualität und Angemessenheit benötigter Hilfen übernommen. Die Einzelfallsachbearbeiter/innen lassen sich im Gesamtplanverfahren auf individuelle Problem- bzw. Lebenssituationen ein.

Die Auswertungen der Erprobung beziehen sich einerseits auf die Durchführung der Gesamtplangespräche und andererseits auf die Vereinbarung von Zielen. Bei der Zielvereinbarung wurde in der Erprobung insbesondere eine Abgrenzung des Auftrages der Einrichtung zur Hilfeplanung und des Auftrages des LWV Hessen zur Erstellung eines Gesamtplans in den Blick genommen.

3.1.3.1 Durchführung der Gesamtplangespräche

Als grundsätzlich erfreuliches Ergebnis lässt sich zunächst festhalten, dass in 95 % die Antragsteller/innen selbst am Gesamtplangespräch teilgenommen haben. Lediglich in 24 begründete Ausnahmen war dies nicht möglich. Ein zentraler Faktor für ein erfolgreiches Gesamtplanverfahren, die persönliche Teilnahme des Menschen mit Behinderung am Gespräch, wurde damit erreicht. Dies ist insbesondere bei der Zielgruppe von Menschen mit einer geistigen Behinderung als Erfolg zu werten, da anfänglich die Möglichkeiten und Grenzen der Mitwirkung dieses Personenkreises eher skeptisch eingeschätzt wurden.
Nach den Aussagen in den Fragebögen zum Gesamtplangespräch wird die Qualität der meisten Gesamtplangespräche von den Anwender/innen als gut eingeschätzt. Die Vorbereitung des Gespräches wurde insgesamt in fast allen Fällen als ‚umfassend’ (51,2 %) oder ‚hinreichend’ (45,6 %) bezeichnet. Die Elemente zur Vorbereitung und Einführung des Gespräches wurden fast immer berücksichtigt. Die räumlich Faktoren werden in über 99 % der Fälle als ‚geeignet’ (zwischen 85,1 % und 96,6 %) oder ‚bedingt geeignet’ (zwischen 3,2 % und 14,5 %) bezeichnet.

In der überwiegenden Anzahl der Gespräche konnten wichtige Faktoren der Lebenssituation des/der Antragstellers/in ‚ausführlich erörtert’ (45,7 %) oder ‚deutlich herausgestellt’ (44,6 %) werden. Lediglich in 48 Fällen wurde die Situation nur ‚kurz angesprochen’ (9,3 %) oder ‚nicht angesprochen’ (0,4 %). Als Gründe dafür wird die Kommunikations- und Konzentrationsfähigkeit der Klienten oder die Anwesenheit von Angehörigen angegeben.

Die Vorstellungen, Wünsche und Prioritäten des/der Antragstellers/in konnten in den meisten Gesamtplangesprächen ‚ausführlich erörtert’ (43,5 %) oder ‚deutlich herausgestellt’ werden. In 99 Fällen wurde die Vorstellungen der Klienten nur ‚kurz angesprochen’ (9,7 %) oder ‚nicht angesprochen’ (10,3 %). Überdurchschnittlich häufig ist dies bei der Zielgruppe von Menschen mit körperlichen oder Sinnesbehinderungen dann der Fall, wenn es sich um die Durchführung des Gesamtplanverfahrens für Kinder handelt. In den anderen Fällen beruht dieser Umstand auf der mangelnden Kommunikationsfähigkeit- oder bereitschaft der Klienten. Auch die Vorstellungen, Wünsche und Prioritäten der anderen am Gespräch Beteiligten konnten deutlich herausgestellt werden.

Nur in 67 (13,5 %) der Gesamtplangespräche wurden Konflikte deutlich. Dies lag in erster Linie an sachlichen Interessensunterschieden (42 Nennungen), gefolgt von einzelnen Gesprächsteilnehmern (38 Nennungen), der Gesprächsführung (10 Nennungen) und der fachlichen Vorbereitung auf das Gespräch (2 Nennungen). Dennoch wird der Verlauf der Gespräche in 92,3 % der Fälle als konstruktiv für die abschließende Vereinbarung von Zielen angesehen. Diese erfolgte in 457 (93,5 %) Fällen gemeinsam mit allen Gesprächsteilnehmer/innen, in 25 (5 %) mit einer Mehrheit der Teilnehmer/innen und in 7 (1,4 %) Fällen nicht.

Nach den Einschätzungen der Anwender/innen im Fragebogen zur Zugangs- und Verlaufssteuerung gelingt es in den meisten Gesprächen, eine Beziehung zu den Klient/inn/en aufzubauen. Die Wahrnehmung des LWV Hessen durch die Klient/inn/en ist in den überwiegenden Fällen positiv. Dies ändert sich auch im Verlauf des Verfahrens nicht. Der LWV Hessen wird im Ergebnis in den allermeisten Fällen als Partner bei der Maßnahmeplanung akzeptiert.

Diese positive Einschätzung der Anwender/innen spiegelt sich auch in der Auswertung der Klientenbefragung wieder, wonach die Bewertung des Gesamtplangespräches, wie der unten abgebildeten Darstellung zu entnehmen ist, bei den Klient/inn/en aller Zielgruppen sehr positiv ausfällt. Als großer Erfolg darf angesehen werden, dass sich nahezu alle Klient/inn/en ernst genommen fühlten und die Gesprächsatmosphäre positiv bewerten, selbst wenn sie das Gespräch für sich persönlich nicht als nützlich erachten.

(Säulendiagramm: Bewertung des Gesamtplanverfahrens)

Bestärkt wird der positive Gesamteindruck zur Durchführung der Gesamtplangespräche auch durch das Antwortverhalten der befragten Einrichtungen bei der schriftlichen Einrichtungsbefragung. Hier fanden die Qualitätsaussagen, die sich auf die Durchführung der Gesamtplangespräche durch die Anwender/innen beziehen, bei 70 % der Befragten Zustimmung. Die zur Durchführung der Gesamtplangespräche abgegebenen Einschätzungen fallen im Vergleich aller Themenbereiche der schriftlichen Befragung der Einrichtungen am positivsten aus.

Auch der These, dass sich durch das Gesamtplanverfahren die Zusammenarbeit mit den zuständigen Sachbearbeiter/innen verbessert, stimmt ein Großteil der Befragten zu.

Die Gestaltung der bisherigen Gesamtplangespräche durch den/die Mitarbeiter/in des LWV Hessen war gelungen.
trifft zu oder trifft eher zu = 74,2 %
trifft nicht zu oder trifft eher nicht zu = 25,8 %

Die Einbeziehung der Mitarbeiter/innen unserer Einrichtung in die Gesamtplangespräche erfolgte auf angemessene Weise.
trifft zu oder trifft eher zu = 95,5 %
trifft nicht zu oder trifft eher nicht zu = 4,5 %

In den Gesamtplangesprächen konnten unsere Erfahrungen mit den Klient/inn/en eingebracht werden.
trifft zu oder trifft eher zu = 93,8 %
trifft nicht zu oder trifft eher nicht zu = 6,2 %

In den Gesamtplangesprächen konnten wichtige Faktoren der Lebenssituation der Hilfeempfänger/innen in geeigneter Weise besprochen werden.
trifft zu oder trifft eher zu = 70,8 %
trifft nicht zu oder trifft eher nicht zu = 29,2 %

In den Gesamtplangesprächen konnten die Vorstellungen, Wünsche und Prioritäten der Antragsteller/innen gut zum Ausdruck gebracht werden.
trifft zu oder trifft eher zu = 67,7 %
trifft nicht zu oder trifft eher nicht zu = 22,3 %

In den Gesamtplangesprächen gelang es, realistische Ziele gemeinsam zu erarbeiten.
trifft zu oder trifft eher zu = 80 %
trifft nicht zu oder trifft eher nicht zu = 20 %

Durch das Gesamtplanverfahren verbessert sich die Zusammenarbeit mit den Sachbearbeiter/inne/n des LWV Hessen, die für unsere Einrichtung zuständig sind.
trifft zu oder trifft eher zu = 81,7 %
trifft nicht zu oder trifft eher nicht zu = 18,3 %

Die Durchführung der Gesamtplangespräche durch die Anwender/innen wird damit sehr positiv bewertet. In einem Fragebogen wird darauf bezogen ausgeführt: "Grundsätzlich beurteilen wir die Beteiligung von Kolleginnen und Kollegen des Kostenträgers am Gesamtplanverfahren und an der Planung für Bewohnerinnen und Bewohner unserer Einrichtung als sehr positiv, da sie dadurch den einzelnen Menschen und seine speziellen Bedürfnisse und Besonderheiten besser kennen lernen."

Bezogen auf dieses Statement wurde allerdings angemerkt, dass die Thematisierung zentraler Inhalte des Hilfebedarfs häufiger von der Initiative der pädagogischen Fachkraft abhängig war. Diese Aussage spiegelt sich auch in den Bewertungen des Gesamtplanverfahrens durch die Anwender/innen wieder. Im Fragebogen für die Anwender/innen wurde hierzu von eine/m/r Anwender/in angemerkt: "... ist die Mithilfe einer pädagogischen Fachkraft sehr hilfreich, da in dem kurzen Gesamtplangespräch der Hilfeempfänger nicht so vertraut wird, dass der Anwender sicher realistische Ziele festlegen kann."

Es ist also für die Anwender/innen besonders bedeutsam, was die Einrichtungsmitarbeiter/innen in das Gespräch einbringen. Bestätigt wird das bereits vorgestellte Ergebnis aus dem Fragebogen zum Gesamtplangespräch. Danach konnten die Einrichtungsvertreter im Gespräch ihre Vorstellungen überwiegend ausführlich erörtern oder deutlich herausstellen und somit konkret in die Zielvereinbarungen einfließen lassen. Dies ist grundsätzlich positiv zu werten, da die fachliche Kompetenz der Einrichtungen offensichtlich genutzt und die bereits vorhandenen Kenntnisse der Einrichtungen über den Klienten im Bezug auf Bedürfnisse und Fähigkeiten im Gespräch anerkannt werden.

Problematisch wird es allerdings, wenn die Anwender/innen, in dem sie die Vorschläge der Einrichtungen aufnehmen, versuchen den Einrichtungserwartungen nachzukommen und Konflikte zu vermeiden. Dem gegenüber steht Sinn und Zweck des Gesamtplangespräches, in dem zusammen mit dem Menschen mit Behinderung ein passendes Hilfearrangement entwickelt und nicht die Perspektive der Einrichtung übernommen werden soll.

Diese Problematik wird verstärkt durch verschiedene Rahmenbedingungen. Zu nennen wären hier Ort und Zeitpunkt des Gesamtplangespräches. So finden die Gesamtplangespräche in der überwiegenden Anzahl der Fälle in der aufnehmenden Einrichtung, also in einem für den Einrichtungsmitarbeiter vertrauten Umfeld statt. Weiterhin findet das Gespräch in der Regel zu einem Zeitpunkt statt, wo Klient und betreuende Einrichtung sich bereits kennen und folglich eine Beziehung zueinander aufgebaut haben. Die genannten Faktoren führen dazu, dass die Anwender/innen die Vorschläge der Einrichtungen stark berücksichtigen, da diese den Klienten aus ihrer Sicht besser kennen und damit auch besser einschätzen können.

Ein weiteres Problem ist in diesem Zusammenhang anzusprechen. Der Erfolg des Gesamtplanverfahrens bemisst sich für die Anwender/innen oftmals in einer gelingenden Gestaltung des Gesamtplangespräches. So will man sich einerseits den Einrichtungen und den Klienten gegenüber als 'fachlich kompetente Person' präsentieren und andererseits die Interessen des LWV Hessen wahrnehmen.

Schwierig wird es hier dann, wenn die Rolle für die Anwender/in nicht eindeutig genug definiert ist. Am deutlichsten wird dies an Unsicherheiten im Bereich der Zielvereinbarungen.

3.1.3.2 Zielvereinbarungen

Die Zielvereinbarungen im Gesamtplan sind Grundlage für die Planung, welche Maßnahmen in welchem Umfang durchgeführt werden sollen. Sie bilden den Rahmen für die Hilfeplanung der Leistungserbringer.

Mit dem Instrument der Zielerreichungsanalyse können Zielerreichungen im Einzelfall dokumentiert werden.

Im Gesamtplangespräch werden Fernziele vereinbart, hinter denen die Frage steht: "Wohin soll es langfristig gehen?". Die diesbezügliche Planung richtet sich auf anzustrebende Wohn- und Unterstützungsformen.
Darüber hinaus werden Nahziele formuliert. Die Ziele werden in Anlehnung an die HMB-Bedarfsbereiche formuliert. Hinweise für mögliche Ziele gibt die Zielorientierung, die die Fachgruppe Begutachtungen im Rahmen der Erstermittlung auf der Grundlage der Steigerungspotentiale angibt.

Aus den Fragebögen zum Gesamtplangespräch geht hervor, dass die Nahziele im Vordergrund der Gespräche stehen. Sie werden in 63,6 % der Fälle ‚ausführlich erörtert’ und in 29,2 % der Fälle deutlich herausgestellt. Die Fernziele hingegen wurden lediglich in 29,2 % der Fälle ‚ausführlich erörtert’ und in 33,3 % der Fälle deutlich herausgestellt.

Viele Anwender/innen melden zurück, dass insbesondere die Aufgabe der Formulierung von Zielen im Gesamtplan ihnen große Schwierigkeiten bereitet. In den Workshops mit den Anwender/innen kam klar zum Ausdruck, dass sich die Anwender/innen auch nach den Schulungsbausteinen, die vor Beginn der Erprobungsphase durchgeführt wurden, nicht ausreichend auf diese Thematik vorbereitet fühlten. Diese Einschätzung bestand auch am Ende der Erprobungsphase fort.

Eine im Rahmen der Evaluation durchgeführte Analyse von Gesamtplänen im Hinblick auf die Formulierungen für Nah- und Fernziele bestätigte, dass es den Anwender/innen schwer fällt, einen angemessenen Konkretisierungsgrad für Zielformulierungen zu finden.

Den Anwender/innen bleibt unklar, worauf die Zielformulierungen ausgerichtet sein sollen, z.B. auf die Festlegung des Maßnahmeverlaufs, die Planung von Förderschritten, die Feststellung von Selbständigkeitsgraden oder auf äußere Betreuungsformen.
Die Idee des Instruments, das HMB-Verfahren nicht nur für die Hilfebedarfsermittlung, sondern auch für die Hilfeplanung zu verwenden, erweist sich hier als problematisch. Die Anlehnung an die HMB-Systematik begünstigt eine sehr kleinteilige Zielformulierung, die gleichzeitig für die Anwender/innen im gegebenen Rahmen kaum zu leisten ist. In vielen Fällen orientieren sich daher die Anwender/innen unmittelbar an den Unterlagen der Fachgruppe Begutachtung und an den Einschätzungen der Einrichtungsvertreter/innen. Dabei wird die Rolle der Anwender/innen in Abgrenzung zu den Expert/inn/en der Fachgruppe Begutachtung und zu den Pädagog/inn/en der Einrichtungen rasch diffus. Auch ist es den Anwender/innen in der begrenzten Zeit des Gesamtplangespräches kaum möglich, den betreffenden Klienten soweit kennen zu lernen, dass sie förderungsbezogene Nahziele von sich aus formulieren könnten.

Im Verlauf der Erprobung wurde herausgearbeitet, dass sich die Zielvereinbarung nicht auf Förderziele, sondern auf das ‚Setting’ der Hilfe selbst beziehen soll (vgl. hierzu auch den Abschnitt ‚Zugangs- und Verlaufssteuerung’ Kap. 3.2). Gemäß dem gesetzlichen Auftrag der Sozialhilfe, insbesondere des Prinzips ‚ambulant vor stationär’ geht es darum, das Ziel der Verselbständigung zu präzisieren.

3.1.3.3 Zielvereinbarung und Hilfeplanung der Einrichtung

Die Unsicherheiten bezüglich der Zielvereinbarungen auf Seiten der Anwender/innen spiegeln sich auch in den Unsicherheiten der teilnehmenden Einrichtungen im Umgang mit dem Gesamtplanverfahren. Durch die schriftliche Befragung der Einrichtungen und insbesondere auch in den Diskussion im Rahmen des Workshops mit den Einrichtungen wurde ein Klärungsbedarf hinsichtlich der Abgrenzung der Aufgaben der Einrichtungen und des LWV im Gesamtprozess der Planung von Hilfen deutlich.

Überraschend sind zunächst die Angaben der Einrichtungen zu den von ihnen eingesetzten Instrumenten der Hilfeplanung. Im Fragebogen wurde gefragt, welche Verfahren zur Individuellen Hilfeplanung in der Einrichtung zur Anwendung kommen. Diese Frage sollte darüber Aufschluss geben, ob die Anwendung von systematischen Verfahren der Hilfeplanung in den Einrichtungen Auswirkungen hat auf die Einschätzung der Durchführung und Wirkung des Gesamtplanverfahrens. Die Frage wurde von 38,2 % (n=68) der Befragten nicht beantwortet. Eine Gruppe von 20,6 % der Einrichtungen gibt das Gesamtplanverfahren, die Feststellung der Hilfebedarfsgruppe nach Metzler oder die vom LWV Hessen geforderten Entwicklungsberichte an. Die genannten Verfahren können nicht als Verfahren der Hilfeplanung durch die Einrichtung bezeichnet werden. Es bleiben die Einrichtungen, die selbst (19 Einrichtungen – 27,9 %) oder trägerübergreifend (9 Einrichtungen – 13,2 %) entwickelte Instrumente anwenden. Die Gruppe der Einrichtungen, die unabhängig vom LWV Hessen systematische Verfahren der Hilfeplanung nutzt (28 Einrichtungen – 41,2 %) steht der Gruppe gegenüber, die nach den Angaben im Fragebogen solche Instrumente nicht nutzt (40 Einrichtungen – 58,8%).

Das Ergebnis deutet auf Seiten vieler befragter Einrichtungen auf ein hohes Maß an konzeptioneller Unsicherheit hinsichtlich der Gestaltung der Hilfeplanung und damit auch eine Unsicherheit gegenüber der Zielsetzung des Gesamtplanverfahrens des LWV Hessen zu. Keineswegs trifft die Annahme zu, dass die individuelle Hilfeplanung einen festen Platz in der Unterstützung von Menschen mit Behinderungen eingenommen hat und die Mitarbeiter/innen der Einrichtungen diese in ein Verhältnis setzen können zu den Vorgaben des Sozialleistungsträgers. In der Einrichtungsbefragung findet daher vermutlich auch die These, dass das Gesamtplanverfahren zu einer Rollenklärung beiträgt, nur bei einer knappen Mehrheit Zustimmung. Notwendig ist eine deutlichere Abgrenzung der Zielebenen des Gesamtplanes (Ziele bezogen auf das Hilfearrangement) und der individuellen Hilfeplanung der Einrichtungen (pädagogische und therapeutische Unterstützung zur Erreichung der Ziele) und eine Klärung der Bedeutung im Gesamtprozess der Planung von Hilfen. Der Workshop mit den Einrichtungen konnte in diesem Zusammenhang zur Beseitigung von Missverständnissen und zur Klärung der Abgrenzung der Aufgaben des LWV Hessen und der Einrichtungen im Gesamtprozess der Einrichtungen beitragen.

Die noch relativ offene Situation auf Seiten des LWV Hessen und der Einrichtungen kann als Chance begriffen werden, eine gemeinsame Zielperspektive, für die Arbeit mit Instrumenten zur systematischen Hilfeplanung zu entwickeln. Dadurch könnte auch erreicht werden, dass die Instrumente sowohl auf Seiten des LWV Hessen als auch auf Seiten der Anbieter so gestaltet werden, dass sie gegenseitig anschlussfähig sind. Mit einer verbesserten Anschlussfähigkeit können auch Erwartungen an eine höhere Effizienz der Verfahren verknüpft werden. Da es allerdings (noch) keine einheitlichen Vorgaben für Instrumente zur Hilfeplanung gibt, ist es schwierig, hier eine übergreifende Lösung zu finden. In einem Fall wird von einer Einrichtung berichtet, dass auf der Grundlage des Gesamtplanes ein eigenes Instrument zur verbesserten Zielorientierung in der Hilfeplanung eingeführt wurde.

In einem Vorschlag im Rahmen der Einrichtungsbefragung wird der Versuch unternommen, die Aufgaben der Einrichtung und des LWV Hessen im Prozess der Hilfeplanung besser abzugrenzen: Statt konkrete Nahziele zu benennen, sollte eine mittel- und langfristige Zukunftsplanung im Hinblick auf die Gesamtsituation der Betreuten (Grobziele) stattfinden. Die Feinziele gehören demnach auf die Ebene Gruppenleiter – Betreuter/gesetzl. Betreuer. Diese Aussage liegt ganz auf der Linie der in der Erprobung entwickelten Vorgaben zu Zielformulierung im Gesamtplangespräch.

3.1.4 Schriftlicher Gesamtplan

Die im Gesamtplangespräch mit dem/der Klienten/Klientin und ggfs. weiteren Beteiligten - wie dem/der gesetzlichen Betreuer/in oder Vertreter/inne/n der Einrichtung - mündlich vereinbarten Nah- und Fernziele werden im schriftlichen Gesamtplan verbindlich festgehalten.
Dieser wird dem/der Klienten/Klientin in Form eines Entwurfes zusammen mit einer Einverständniserklärung übersandt. Hierdurch erhält er/sie die Möglichkeit, Änderungen des Gesamtplans zu veranlassen und sein Einverständnis zur Weitergabe des Gesamtplans an beteiligte Stellen wie die betreuende Einrichtung, zu erklären.

Neben den vereinbarten Zielen enthält der Gesamtplan persönliche und behinderungsspezifische Daten des Klienten. So sind im Gesamtplan Angaben zur Person, zur Wohnsituation und zum sozialen Netzwerk enthalten. Darüber hinaus wird in dem Gesamtplanausdruck die für die Durchführung und Einhaltung der vereinbarten Ziele zuständige Stelle sowie der Zeitraum eines erneuten Gesamtplangespräches zur Überprüfung und Fortschreibung der Ziele festgehalten.

Der schriftliche Gesamtplan kann aus dem DV-System GesaP erstellt werden. Dies bedeutet, dass auf die in dem DV-System GesaP bereits hinterlegten Informationen zurück gegriffen wird und diese automatisch in das Schriftstück übertragen werden können. Die Möglichkeit, aus dem DV-System GesaP die hinterlegten Daten zu übernehmen, ist eine große, vor allem zeitliche Hilfe für die Anwender/innen. Es bietet nicht nur eine einheitliche Strukturierung des schriftlichen Gesamtplans, sondern fügt alle relevanten personenbezogenen und behinderungsbedingten Daten des Klienten zusammen.

Während der Erprobung des Gesamtplanverfahrens wurde einerseits dem schriftlichen Gesamtplan eine gute Wiedergabe des Inhaltes des Gesamtplangespräches bescheinigt. Im Rahmen der Einrichtungsbefragung wurde der schriftliche Gesamtplan als gut „aussagekräftig hinsichtlich der Ziele der Hilfe“ und die „festgehaltenen Ziele“ als durchaus realistisch im weiteren Hilfeverlauf beurteilt.

Andererseits wurde jedoch darauf hingewiesen, dass der Umfang der hier erscheinenden Texte und Informationen in vielen Fällen eine Gewichtung nahe legt, die der Bedeutung nicht angemessen ist. Die Bedeutung der erstellten Zielvereinbarungen als inhaltlich zentraler Bestandteil ging in der Vielzahl der zusammengetragenen klientenbezogenen Daten und Informationen unter. Darüber hinaus führte die umfangreiche Dokumentation der Diagnose und des bisherigen Lebensweges vorrangig bei der Zielgruppe der Menschen mit einer seelischen Behinderungen zu Kritik bis hin zu Verweigerung oder Aggression.

Aus diesem Grund wurde zum 01.12.2002 eine neue Version des schriftlichen Gesamtplan – Gesamtplan „kurz“ – eingeführt. Dieser beinhaltet nunmehr neben der Anschrift des Klienten, ausschließlich die Namen der am Gespräch teilgenommenen Beteiligten, die vereinbarten Nah- und Fernziele sowie den Zeitraum im Rahmen dessen ein erneutes Gesamtplangespräch zur Überprüfung und Fortschreibung der Nah- und Fernziele erfolgen soll.

Im schriftlichen Gesamtplan „kurz“ stellt die Zielvereinbarung den Kern des Schriftstückes dar, der ausschließlich durch unverzichtbare Angaben ergänzt wird. Sowohl die Klienten als auch die Einrichtungen haben diese Verbesserungen äußerst positiv angenommen.
Weitere Veränderungen stehen noch aus. So soll der schriftlichen Gesamtplan „kurz“ um die Rubriken Interessen, Ressourcen und Wünsche des Klienten erweitert werden.

Darüber hinaus wurde die Wortwahl der Einverständniserklärung zur Zustimmung und Weitergabe an beteiligte Stellen, die dem schriftlichen Gesamtplan anhängt, kritisiert. Diese ist – wie auch in anderen derartigen Formblättern – vor allem der rechtlichen Klarheit geschuldet. Darunter leidet die Verständlichkeit für den Laien. Unter Beachtung der rechtlichen Erfordernisse sollte das Formblatt mit dem Ziel der größeren Kundenfreundlichkeit überarbeitet werden.

3.1.5 Entwicklungsbericht

Im Zuge der Erarbeitung des Gesamtplanverfahrens wurde ein standardisierter Entwicklungsbericht entwickelt. Der Entwicklungsbericht ist das Basisinstrument für die Fortschreibung des Gesamtplanes, der dann erforderlich wird, wenn

· der zeitliche Rahmen der Zielvereinbarungen abläuft,
· die Kostenzusage ausläuft,
· ein Einrichtungswechsel ansteht oder
· gravierende Veränderungen in der Betreuungssituation festgestellt werden.

Er hat die Aufgabe, die Entwicklung seit dem letzten Gesamtplangespräch zusammenzufassen und dabei insbesondere auf die im Gesamtplan vereinbarten Ziele einzugehen. Er soll Aufschluss geben über die Notwendigkeit der Fortführung dieser oder Aufnahme anderer Maßnahmen und über den aktuellen Hilfebedarf. Der Bericht dient damit allen Beteiligten als Grundlage der Fortschreibung des Gesamtplanes.
Selbstverständlich wird vorausgesetzt, dass der Entwicklungsbericht unter Beteiligung des Klienten erstellt wird. Eine entsprechende Einverständniserklärung des Klienten ist notwendiger Bestandteil des Entwicklungsberichtes.

Die Elemente sind:

· Rückblick auf Veränderungen/Entwicklungen,
· Benennung von Zielorientierungen/Zielperspektiven und
· Hilfebedarfserfassung nach HMB-W (Hilfebedarf für Menschen mit Behinderung für den Bereich Wohnen = "Metzler Verfahren").

Die Einführung des vorliegenden Entwicklungsberichtes wurde auf freiwilliger Basis über die Kern-Arbeitsgemeinschaft § 93 BSHG und in Gesprächen mit einzelnen Einrichtungen mit der Liga verabredet. Er wurde von den Einrichtungen, die am Gesamtplanverfahren beteiligt waren, eingesetzt. Darüber hinaus erfolgte der Einsatz auch auf freiwilliger Basis, bei Einrichtungsträgern, die am Gesamtplanverfahren nicht teilgenommen haben.

Bei der öffentlichen Vorstellung des Entwicklungsberichtes und während des gesamten Erprobungszeitraumes gab es Bedenken im Hinblick auf den Umfang des Entwicklungsberichtes und dem damit verbunden personellen Aufwand bei der Erstellung. Die Gefahr, die hier gesehen wird, dass immer mehr Zeit für die Dokumentation verwandt werden muss, die damit nicht mehr zur Unterstützung der Menschen mit Behinderung zur Verfügung steht, wird vom LWV Hessen sehr ernst genommen. Gemeinsam mit den Einrichtungsvertretern werden daher Wege gesucht, die die gestiegenen Ansprüche an Dokumentation nicht in eine quantitative, sondern eine qualitative Steigerung umsetzen.

Die derzeitige Software entspricht noch nicht in allen Teilen den Anforderungen. Aus der Sicht einzelner Anwender/innen wird die durch das HMB-Verfahren vorgegeben Systematik als Strukturhilfe durchaus positiv bewertet. Gleichwohl sehen Anwender/innen und Einrichtungsmitarbeiter die Gefahr, dass der Entwicklungsbericht die Sicht auf den Klienten stark zergliedert in Einzelziele und eine ganzheitliche Betrachtung des Menschen mit Behinderung darunter leidet. Der umfangreiche Papierausdruck schränkt darüber hinaus die Lesbarkeit ein.

3.1.6 Dauer des Verfahrens

Wichtiges Qualitätskriterium im Prozess des Gesamtplanverfahrens ist das Einhalten einer vorgegebenen Gesamtdauer des Verfahrens vom Eingang eines Antrags/ Bekanntwerden eines Unterstützungsbedarfes bis zur Fertigstellung des Gesamtplanes.

Nach § 14 SGB IX hat die Entscheidung des Rehabilitationsträgers innerhalb von 3 Wochen nach Antragseingang bzw. zwei Wochen nach Vorliegen eines Gutachtens zur Feststellung des Rehabilitationsbedarfes zu erfolgen. Diese Fristen sind für die Erstellung des Gesamtplanes rechtlich nicht bindend. Nach der Konzeption für die Erprobung soll der Gesamtplan aber die Grundlage für die Erteilung eines Bescheides sein. Eine Vorgabe von weniger als 6 Wochen erschien allerdings bereits nach den Erfahrungen der Pilotierung und den vorgegebenen Verfahrensschritten unrealistisch. Die Vorgabe für die Gesamtdauer des Gesamtplanverfahrens wurde daher auf 6 Wochen festgesetzt. Überprüft werden musste in der Praxis, ob diese Vorgaben realistisch sind.

Im Anwenderhandbuch wurde der folgende Ablauf festgelegt: Nach der an anderer Stelle erfolgten Erfassung von Daten und grundsätzlichen Vorprüfungen fordert der/die Einzelfallsachbearbeiter/in umgehend die notwendigen Unterlagen an. Hierzu gehört neben extern anzufordernden Unterlagen die Anforderung der Erstermittlung bei der Fachgruppe Begutachtungen des LWV Hessen. Die Ergebnisse der Erstermittlung werden dann wieder an die Einzelfallsachbearbeitung geleitet, die dieses Gutachten zusammen mit den von externen Stellen vorliegenden Gutachten oder Berichten als Informationsgrundlage für das Gesamtplangespräch nutzt und daraufhin einen Gesamtplan erstellt.
Im Laufe der Erprobung wurde in Rückmeldungen von Einrichtungsseite und Stichproben der AG Evaluation sichtbar, dass die Dauer des Verfahrens deutlich bis extrem über die Vorgaben hinausging. Im Sinne von Verfahrenscontrolling wurde dies an die Anwender/innen rückgekoppelt und auf die Vorgaben hingewiesen.

Im Rahmen der Auswertung der Erprobung wurden Zeitabläufe betrachtet, um zu verallgemeinerbaren Aussagen über die Verfahrensdauer zu kommen und Ansatzmöglichkeiten für eine Verbesserung erkennen zu können. Hierzu wurden insbesondere Schnittstellen und Liegezeiten betrachtet, weil erfahrungsgemäß hier die größte Störanfälligkeit aber auch das größte Verbesserungspotential liegt.
Betrachtet wurde die Zeit vom Eingang des Antrages bis zur Freigabe des Gesamtplanes im DV-System GesaP, die anzeigt, dass der schriftliche Gesamtplan mit Einverständniserklärung des Klienten vorliegt.
Als externe Schnittstellen sind vor allem zu erwähnen die mit der Erstellung der fachärztlichen Stellungnahme beauftragten Gesundheitsämter und Fachkliniken, gesetzliche Vertreter und Angehörige, sowie Vertreter von Einrichtungen, wenn die stationäre Aufnahme bereits stattgefunden hatte und nicht zuletzt der Antragsteller selbst, der Termine und Einverständniserklärung mit verantwortet.

Die Daten zu den zeitlichen Abläufen der nachstehend aufgeführten Zeitabschnitte wurden aus einer speziell für diesen Zweck in der Fachgruppe Begutachtung geführten Dokumentation unter Einbeziehung des Datenverarbeitungssystems AnLei entnommen. Diese Dokumentation umfasst die erledigten Anforderungen des Jahres 2002 für die Erstermittlungen im Gesamtplanverfahren.

Um Erkenntnisse über Verbesserungsmöglichkeiten zu gewinnen, wurde der Gesamtablauf in einzelnen Abschnitten betrachtet, die durch die Schnittstellen gegliedert sind

Eingang des Antrages --> Anforderung an Fachgruppe --> Termin Begutachtung --> Gutachten an Anwender --> Freigabe des Gesamtplanes

1. Zeitabschnitt: Bis Anforderung bei der Fachgruppe Begutachtung
Zwischen Eingang des Antrags beim LWV Hessen (Datum des Antrags in AnLei) und Vorliegen beim Anwender liegt nach den Erfahrungen der Sachbearbeitung eine Zeitdauer von bis zu 5 Tagen. Die Beauftragung an die Fachgruppe Begutachtung erfolgt neben dem Postweg per Mail, um eine schnelle Verfügbarkeit der Informationen sicherzustellen.
In 23 % der Fälle betrug die benötigte Zeit für diesen Abschnitt bis 14 Tage. In den übrigen Gesamtplanverfahren wurde größere Zeiträume festgestellt. Der Anteil der Zeiträume über 70 Tage liegt bei 33 %.

Folgende Gründe für die spätere Beauftragung wurden von den Anwender/innen benannt:

· Die notwendige vorgeschaltete Prüfung der sachlichen Zuständigkeit bei dem Anwender nahm längere Zeit in Anspruch, da Informationen in diesem Zusammenhang eingeholt werden mussten.
· Es war im Vorfeld fraglich, ob eine Aufnahme tatsächlich erfolgen soll (z.B. Klient/Angehörige sind unsicher und haben den Antrag vorsichtshalber gestellt).
· Eine Wohnheimeröffnung stand zu einem späteren Zeitpunkt an und im Vorfeld wurden bereits Anträge gestellt um Sicherheit zu haben, dass ein Aufnahme erfolgen kann.
· Bei Aufnahmen zum Schuljahresbeginn gehen Anträge bis zu einem halben Jahr früher ein und es gibt keine alternative Betreuungseinrichtung.
· Anwender/innen haben den Eingang der angeforderten Unterlagen, die die Fachgruppe benötigt (amts- bzw. fachärztliches Gutachten, weitere Berichte), zunächst abgewartet.

Oftmals erschien also eine frühere Bearbeitung der Anträge nicht sinnvoll. Bedenken, auch bei noch nicht vollständig geklärter Zuständigkeit mit der Fallbearbeitung zu beginnen, stehen allerdings gegen die Intention der Verfahrensänderung, möglichst früh in Beratung und Planungsprozesse einzusteigen (s. Kap. 3.2.3). Hier liegen Potenziale zur Verringerung der Bearbeitungszeit, da gerade hier eine frühzeitige Einleitung des Gesamtplanverfahrens angestrebt werden soll. Andere Gründe sind auch zukünftig nicht grundsätzlich auszuschließen. Es wird immer auch einen Anteil geben, bei denen die umgehende Beauftragung nicht erfolgen kann.

2. Zeitabschnitt: Bis zur Durchführung des Gespräches zur Ermittlung des Hilfebedarfs
Die Fachgruppe vereinbart einen Termin mit dem Antragsteller, evtl. gemeinsam mit gesetzlichem Betreuer, Angehörigen oder Professionellen Helfern.

In 19 % der ausgewerteten Fälle konnte ein Termin innerhalb von 14 Tagen nach Anforderung vereinbart werden, in 39 % der Fälle innerhalb von 4 Wochen. In 42% der Fälle vergingen also mehr als 4 Wochen von der Anforderung bis zum Begutachtungstermin, in 22% dieser Fälle betrug die Zeit sogar mehr als 70 Tage.

Besonderer Zeitaufwand trat infolge von gescheiterten Begutachtungsterminen z.B. bei Erkrankung des Klienten auf. Vor allem für den Personenkreis der Menschen mit einer seelischen Behinderung trat dies gehäuft auf.

Ein Teil der Verzögerungen sind einem besonderen personellen Engpass zuzuschreiben, der erst im Laufe der Erprobungszeit behoben werden konnte.

3. Zeitabschnitt: Bis zur Abgabe des Gutachtens an die Sachbearbeitung
70 % der betrachteten Fälle konnten innerhalb von 14 Tagen bearbeitet werden, weitere 14% innerhalb von 4 Wochen.
Als Gründe für Verzögerungen wurde vor allem die verzögerte Weitergabe des Begutachtungsergebnisses an die Sachbearbeitung benannt. Oftmals lagen hier die für eine Weitergabe aus datenschutzrechtlichen Gründen erforderlichen Erklärungen der Antragsteller nicht rechtzeitig vor. Dies gilt in erster Linie für die Zielgruppen mit einer hohen Zahl an gesetzlichen Betreuungen.

Auch unter Berücksichtigung der o.g. Sondersituation ist die Zeit bis zum Termin der Begutachtung ausgesprochen lang. Hier wäre nach Möglichkeiten zur Verbesserung zu suchen. Die genannten Gründe für Verzögerungen sind nicht beeinflussbar. Die in Ausnahmefällen erhebliche Liegezeit nach der Begutachtung lässt sich aus Gründen des Datenschutzes nicht verringern.

4. Zeitabschnitt: Bis zur Freigabe des Gesamtplanverfahrens
Der letzte Zeitabschnitt umfasst die Terminvereinbarung zum Gesamtplangespräch, das Gespräch selbst, die Dokumentation, Versand des schriftlichen Gesamtplanes an den Antragsteller sowie dessen Einverständniserklärung.

In 54% der Fälle gelingt diese Bearbeitung innerhalb von 3 Wochen, in weiteren 22% innerhalb von 6 Wochen. In 18% werden mehr als 10 Wochen benötigt.

Die Extremzeiten kommen zum großen Teil durch Ausnahmetatbestände, wie Abbruch von Verfahren und durch verspätete Eingabe in das DV-System zustande. Wie auch beim Gutachten der Fachgruppe ist ein weiterer Grund für Verzögerung die fehlende Einverständniserklärung.

Die Auswertungen zeigen, dass die Zeitvorgaben des Konzeptes nicht realistisch sind. Für den ersten Zeitabschnitt ist in der Regel eine Bearbeitungszeit von bis zu 14 Tagen realistisch. Für die beiden folgenden Zeitabschnitte kann eine Vorgabe von vier Wochen gemacht werden. Für den letzten Arbeitsschritt kann eine Zeit von drei Wochen als realistisch angesehen werden. Damit ergibt sich für das erprobte Gesamtplanverfahren eine Bearbeitungsdauer von etwa neun Wochen. Aufgrund der Notwendigkeit der Einbeziehung externer Stellen (fachärztliches Gutachten, Terminschwierigkeiten Einbeziehung gesetzlicher Betreuer) kann es allerdings zu einer wesentlich längeren Bearbeitungsdauer kommen, die durch interne Vorgaben nicht beeinflusst werden kann. Das Ziel der Erstellung des Gesamtplans vor Erteilung eines Bescheides kann in dem für die Erprobung vorgegebenen Ablauf nicht erreicht werden.

3.1.7 Schlussfolgerungen zum Einsatz der Instrumente

Die eingesetzten Instrumente zur Durchführung haben sich in der Erprobung bewährt, wenngleich an vielen Stellen ein Verbesserungsbedarf deutlich wird.

Das DV - Verfahren GesaP ist als Instrument im Gesamtplanverfahren gut geeignet. Für die noch bestehenden Probleme gibt es Lösungsansätze, die bei einer regelhaften Anwendung des Gesamtplanverfahrens realisiert werden können. Es ist technisch ohne größeren Aufwand möglich, das Modul ‚Gestaltung des Tages’ einzufügen. Für die Erstellung statistischer Auswertungen ist allerdings eine inhaltliche Weiterentwicklung notwendig.

Die Erstermittlung durch die Fachgruppe Begutachtung ermöglicht eine gute Vorbereitung der Anwender/innen auf das Gesamtplangespräch. Verbesserungen in Form und Inhalt können ohne große Schwierigkeiten vorgenommen werden. Es ist aber auch möglich, Gesamtplangespräche ohne Vorliegen der Erstermittlung zu führen.

Zusammenhang und Abgrenzung der Feststellung der Hilfebedarfsgruppe durch die Fachgruppe Begutachtung und der Erstellung des Gesamtplanes durch die Sachbearbeiter/innen ist für Außenstehende nicht transparent. Kritisiert wird der dadurch entstehende Aufwand. Bei den Überlegungen zur Verschlankung des Verfahrens darf nicht aus dem Blick geraten, dass die FGB sich in ihrer unabhängigen Gutachtertätigkeit deutlich von der Tätigkeit des LWV Hessen als Leistungsträger abgrenzt.
Das Gesamtplangespräch trägt zu einer Optimierung des Verwaltungshandeln bei und erhält positive Rückmeldungen durch die in die Evaluation einbezogenen Gruppen. Den Anwender/innen ermöglicht das Gesamtplangespräch eine sachlich fundierte Entscheidung, die sich nicht allein auf schriftliche Unterlagen stützt. Der LWV Hessen, der bisher als Kostenträger eine anonyme Größe war, bietet sich nun durch den/die Sachbearbeiter/in als direkter Ansprechpartner vor Ort an und kann somit initiativ in die Steuerung des Einzelfalles eingreifen. Die persönlichen Kontakte zwischen den Vertretern des LWV Hessen und den Leistungsberechtigten und Leistungserbringern verbessern die Zusammenarbeit und die Rahmenbedingungen zur Einzelfallsteuerung. Wenn das Gesamtplanverfahren regelhaft eingeführt werden soll, ist eine weitergehende Qualifizierung der Anwender/innen zum Thema ‚Vereinbaren von Zielen und steuern mittels Zielvereinbarungen’ sowie eine Anpassung des Instrumentes erforderlich. Ebenso muss mit den Leistungserbringern das Verhältnis zwischen Gesamtplan und Hilfeplan geklärt werden.

Der schriftliche Gesamtplan wurde – vor allem nach der Einführung der neuen kurzen Version – sehr positiv von allen Beteiligten angenommen. Trotz grundsätzlich guter und umfassender Anwendbarkeit gab es Rückmeldungen zu deutlich gewordenen Schwachstellen. Diese können im Rahmen einer Weiterentwicklung des DV-Systems GesaP einschließlich des Gesamtplanausdrucks beseitigt werden.

Die Zeitvorgabe des Konzeptes erwies sich in der Erprobung als nicht realistisch. Soll das Gesamtplanverfahren in der erprobten Form regelhaft eingeführt werden, ist von einer Bearbeitungszeit von mindestens neun Wochen auszugehen. Zu einer Beschleunigung des Verfahrens trägt die mit der Verfahrensänderung erprobte Durchführung des Gesamtplangespräches vor dem Vorliegen der Ermittlung der Hilfebedarfsgruppe bei. In diesem Verfahrensablauf kann das Ziel der Durchführung des Gesamtplanverfahrens vor Erteilung eines Bescheides erreicht werden.